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Como ter uma assembleia produtiva em seu condomínio

Se você é síndico ou participa do Conselho de seu prédio, saiba os meios para que essa importante reunião com moradores traga bons resultados

A assembleia de condôminos é uma instituição extremamente importante no mundo condominial. No artigo 1.348 do Código Civil, onde são listadas as competências do síndico, há várias menções a ela. Dentre outras coisas, é dito que cabe ao síndico convocar a assembleia dos condôminos; cumprir e fazer cumprir a Convenção, o Regulamento Interno e as determinações da assembleia; e prestar contas à assembleia anualmente e quando for exigido.

O mesmo Código Civil estipula ainda, em seu artigo 1.334, que a competência, a forma de convocação e o quórum exigido para as deliberações das assembleias serão determinados pela Convenção do condomínio. Diante disso, é salutar que síndico e administradora estejam atentos para que a assembleia cumpra seu papel, seja produtiva e não dê margem a questionamentos na Justiça.

Preparação é fundamental, ensinam os profissionais de administradoras de condomínios. E ela começa pelo edital de convocação, utilizado tanto para informar sobre a realização da assembleia extraordinária – que discute assuntos específicos –, como da ordinária – cujos temas são predeterminados pela legislação: prestação de contas, previsão orçamentária e eleição do síndico.

De acordo com especialistas, no caso da assembleia ordinária, é prudente enviar, junto com a convocação, a prestação de contas e a previsão orçamentária. Com essa medida, se reduz o tempo de discussão durante a assembleia. Os mais interessados fazem até perguntas por e-mail, antes da reunião.

Uma alternativa para agilizar a prestação de contas é disponibilizar as pastas para os condôminos antes da assembleia ordinária. O próprio edital de convocação pode mencionar dia e hora para visualização prévia das pastas, por exemplo, acrescentando que os conselheiros e a administradora podem até ficar à disposição dos condôminos no salão de festas numa data predeterminada.

Convocação – Clareza é essencial na hora de redigir um edital de convocação, seja qual for o tipo de assembleia. Não pode haver qualquer dúvida sobre o que será efetivamente discutido. É preciso destacar no texto que, além da discussão, haverá aprovação, com possibilidade de rateio.

Se a intenção é aprovar alguma coisa, é importante constar do edital “apresentação e aprovação”, se possível explicando que haverá definição da forma de rateio. Se não ficar claro, de acordo com profissionais de administração condominial, um condômino ausente pode pedir a impugnação da assembleia.

A estratégia de eleger poucos itens é acertada. Três a quatro assuntos estão de bom tamanho. É mais produtivo fazer uma pauta enxuta e realizar uma segunda assembleia com os itens restantes.

Os administradores de condomínio recomendam que a convocação nunca seja distribuída em cima da hora. O primeiro conselho é respeitar o que está na Convenção. A maioria delas determina uma antecedência mínima de 8 a 10 dias, mas algumas estipulam uma antecedência de 5 dias. Por isso, quem mora no prédio deve receber a convocação com protocolo, a ser assinado e datado. Se o proprietário reside fora, a sugestão é enviar uma correspondência registrada com Aviso de Recebimento (AR).

Quóruns – Numa assembleia extraordinária, não basta ser objetivo e claro na convocação. É preciso, ainda, analisar detidamente quais os quóruns para aprovação dos temas que serão discutidos. Há quóruns para benfeitorias, para mudança de fachada etc., e é preciso que o síndico esteja ciente para que, em casos em que seja necessária maioria, ele possa juntar procurações de condôminos. No caso de mudança de fachada, por exemplo, 2/3 dos moradores têm de dizer sim à proposta. Se não for feito um trabalho anterior, dificilmente se terá quórum e todo o trabalho terá sido inútil.

Na assembleia, o representante da administradora tem de prestar atenção ao quórum. Se ela foi convocada exclusivamente para votar uma alteração na fachada e não houver no local 2/3 dos condôminos – consideradas aqui também as procurações –, nem é preciso se estender, porque não há a quantidade mínima de condôminos necessária. Ou, no caso de a pauta ter quatro itens e apenas um exigir esse quórum, a discussão desse item pode ser automaticamente suspensa, simplificando a assembleia.

Algo que os síndicos devem levar em conta é o dia da semana em que será realizada a assembleia. Com exceção de condomínios integrados basicamente por casas de veraneio, o final de semana não é indicado.

O “dia D” – O ponto alto de uma assembleia é a votação. O método ideal é a votação nominal ou via cédula. Levantar a mão não é o mais adequado, porque alguém que não está apto a votar (inadimplente ou um segundo morador de uma unidade) pode acabar tendo voto computado.

É recomendável que o condômino tenha duas alternativas de voto em cada item (sim ou não, por exemplo), e não cinco ou seis. Vale lembrar o aumento recente do uso de votações eletrônicas, que são bem rápidas. No entanto, para votações simples, sem exigência de grandes quóruns, levantar a mão pode ser uma boa alternativa.

O ideal é limitar, na Convenção, o número de procurações a duas por condômino. Isso é bom, para diminuir a atuação de grupinhos e também porque o síndico não fica com um grande poder de voto, afinal o assunto a ser votado pode ser relativo à sua administração.

As mais problemáticas – Uma das assembleias mais difíceis, segundo advogados, é a de instalação do condomínio. Até para melhorar o andamento das discussões típicas desse primeiro encontro de condôminos, tem sido relativamente comum incluir nas Convenções que, na primeira assembleia, é a incorporadora que indica o presidente da mesa – e normalmente ela manda um advogado para presidi-la.

Essa assembleia é complexa porque é justamente nesse momento que a incorporadora transfere para o condomínio de moradores todas as obrigações condominiais, guardando para si somente as obrigações pactuadas com cada adquirente, além das garantias legais do empreendimento. Então, havendo qualquer problema ou discordância, isso vai ser discutido naquele momento, porque os condôminos sabem que haverá um representante da incorporadora.

Essa assembleia marca, além da instalação do condomínio, a indicação da administradora, a eleição do síndico, subsíndico e conselho e a aprovação da previsão orçamentária.

Um conselho é que as pessoas sejam muito objetivas nessa primeira sessão, porque há sempre muito assunto para ser discutido. Se o presidente deixar as pessoas se prolongarem demais, não termina nunca.

Outra assembleia muito complicada é a de aprovação do Regulamento Interno, que costuma durar umas quatro horas. Normalmente, junto com a Convenção, a incorporadora apresenta um Regulamento simplificado, com três ou quatro artigos, para que condôminos façam o seu, de acordo com as necessidades de uso do condomínio. O ideal, aqui, é instituir uma comissão para discutir e, depois, apresentar as sugestões de redação em assembleia. Como é complicado discutir 60 artigos de uma só vez, uma boa saída é enviar, antes da assembleia, um briefing para os condôminos palpitarem.

As assembleias que mais atraem condôminos são as de sorteio de vaga. Mas as que mais suscitam discussões são aquelas em que há necessidade de rateio extra. Aliás, com a crise, essas discussões estão ainda mais acirradas. As pessoas estão sendo exigentes nos detalhes. Por isso mesmo, os números têm de ser ainda mais bem explicados.

Com ou sem crise, Claudia sugere que sempre sejam apresentados orçamentos nas assembleias. Ela reconhece que, às vezes, é votado um valor máximo para uma determinada obra, porque os orçamentos não estão disponíveis, mas acha que o melhor é levar todos os orçamentos na reunião em que a obra será votada.

Atas – Encerrada a assembleia, é hora de confeccionar a ata. O documento deve ser bem redigido e trazer tudo que ocorreu de relevante. Depois de escrita, a ata deve ser assinada pelo secretário e pelo presidente e obrigatoriamente registrada em cartório de títulos e documentos. Na prática, isso tudo leva cerca de 30 dias.

Quanto à entrega em si, mesmo não sendo obrigatório entregar a ata da assembleia com protocolo ou AR, é prudente fazê-lo.

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